Regulamin rezerwacji usług noclegowych drogą elektroniczną Hotel Aviator

§ 1

Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady dokonywania rezerwacji usług noclegowych w Hotelu AVIATOR, za pośrednictwem strony internetowej (drogą elektroniczną) oraz prawa i obowiązki Klienta i Hotelu. Regulamin stanowi integralną część umowy o świadczenie usług hotelowych zawieranej na odległość.
Dane Hotelu: HOTEL***&RESTAURACJA AVIATOR, Kamień Śląski, ul. Lotnicza 5-7 zarządzany jest przez Silesia Ring sp. z o.o. sp.k, ul. Lotnicza 5-7, 47-325 Kamień Śląski, Poland, NIP 8942765250, REGON: 932930766. (dalej Hotel)

Kontakt: e-mail: recepcja@aviatorsilesiaring.pl, tel. +48 724470089

Klient: osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (tj. ukończone 18 lat), dokonująca rezerwacji jako konsument lub w imieniu i na rzecz innego podmiotu (np. jako przedstawiciel firmy). Klient, który dokonuje rezerwacji w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, oświadcza, że jest należycie umocowany do reprezentowania tego podmiotu. Hotel może zażądać okazania dokumentu potwierdzającego umocowanie takiej osoby.
Dokonanie rezerwacji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. Przed finalizacją rezerwacji Klient zobowiązany jest zapoznać się z treścią Regulaminu i potwierdzić jego akceptację (np. zaznaczając odpowiednie pole wyboru w formularzu rezerwacyjnym). Klient przyjmuje do wiadomości, że złożenie rezerwacji jest związane z obowiązkiem zapłaty za zarezerwowane usługi.
Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Hotelu: www. aviatorsilesiaring.pl/regulamin rezerwacji. Hotel ma prawo wprowadzać zmiany w Regulaminie – zmiany te obowiązują od momentu opublikowania na stronie, przy czym do rezerwacji dokonanych przed zmianą stosuje się wersję obowiązującą w chwili rezerwacji.

§ 2

Warunki i proces rezerwacji

Składanie rezerwacji: Aby dokonać rezerwacji online, Klient wypełnia dostępny na stronie formularz rezerwacyjny, podając wymagane dane (termin pobytu, rodzaj pokoju, liczba osób, dane osobowe kontaktowe itp.). Warunkiem przyjęcia rezerwacji jest poprawne wypełnienie formularza oraz akceptacja niniejszego Regulaminu.
Potwierdzenie rezerwacji: Zawarcie umowy następuje z chwilą potwierdzenia rezerwacji przez Hotel. Rezerwacja uznawana jest za skutecznie dokonaną w momencie otrzymania przez Klienta potwierdzenia rezerwacji na podany adres e-mail

W przypadku nieotrzymania potwierdzenia Klient powinien sprawdzić folder “Spam” swojej skrzynki e- mail lub skontaktować się z recepcją Hotelu.

Dane w rezerwacji: Klient zobowiązuje się podać prawdziwe, aktualne i kompletne dane wymagane do rezerwacji. Hotel nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania błędnych lub nieprawdziwych informacji przez Klienta (np. brak możliwości kontaktu w sprawie rezerwacji).
Wymagania techniczne: Do skorzystania z usługi rezerwacji online niezbędne jest posiadanie urządzenia z dostępem do Internetu oraz aktywnego konta poczty elektronicznej (e-mail). Zaleca się korzystanie z aktualnej przeglądarki internetowej. Hotel nie odpowiada za trudności w dokonaniu rezerwacji spowodowane niespełnieniem powyższych wymagań technicznych po stronie Klienta.
Odmowa przyjęcia rezerwacji: Hotel zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia rezerwacji w sytuacji braku dostępności wolnych pokoi w wybranym terminie lub wystąpienia innych obiektywnych przeszkód uniemożliwiających realizację usługi. W takiej sytuacji system rezerwacyjny poinformuje Klienta o braku możliwości dokonania rezerwacji, a ewentualne dokonane zaliczki zostaną niezwłocznie zwrócone.

§ 3

Ceny i płatności

Ceny usług: Ceny za noclegi i inne usługi hotelowe podane na stronie internetowej są cenami brutto (zawierają podatki) i obowiązują w chwili dokonywania rezerwacji. Hotel zastrzega sobie prawo do zmiany cen, jednak zmiana cen nie dotyczy już złożonych i potwierdzonych rezerwacji.
Potwierdzenie ceny: W procesie rezerwacji Klient otrzymuje kalkulację ceny za wybrane usługi (np. nocleg, wyżywienie, dodatkowe pakiety). Rezerwacja dokonana przez Klienta po wyświetleniu ceny oznacza akceptację tej ceny. Ewentualne rabaty lub oferty specjalne mają zastosowanie zgodnie z warunkami promocji, jeśli zostały spełnione przez Klienta.
Zaliczka: Hotel może wymagać dokonania przedpłaty (zaliczki) w określonej wysokości jako warunku gwarantowanego utrzymania rezerwacji. Wysokość zaliczki i termin jego zapłaty są wskazywane podczas procesu rezerwacji (np. określona kwota lub procent wartości rezerwacji, płatne do wskazanej daty). Brak wpłaty zaliczki w wyznaczonym terminie uprawnia Hotel do anulowania rezerwacji. W przypadku dokonania przedpłaty, przyjazd Klienta i rozpoczęcie pobytu skutkuje zaliczeniem tej kwoty na poczet należności za pobyt.
Sposoby płatności: Dostępne metody płatności za rezerwację obejmują m.in. płatności online (przelew bankowy, płatność kartą kredytową/debetową za pośrednictwem systemu płatniczego) lub inne opcje udostępnione w systemie rezerwacji. Klient wybiera preferowany sposób płatności podczas składania rezerwacji. Hotel wystawia paragony lub faktury VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami – w przypadku potrzeby otrzymania faktury Klient powinien podać dane firmy na etapie rezerwacji lub najpóźniej przy meldowaniu.
Gwarancja rezerwacji: Rezerwacja, dla której wymagana jest zaliczka, staje się rezerwacją gwarantowaną dopiero po zaksięgowaniu wpłaty zaliczki przez Hotel. Do momentu otrzymania płatności Hotel ma prawo traktować rezerwację jako wstępną (niegwarantowaną). Jeśli rezerwacja nie wymaga zaliczki (opcjonalnie: jest “rezerwacją bezzaliczkową”), będzie ona utrzymywana do dnia przyjazdu, w tym dniu pracownik Recepcji będzie kontaktował się w celu potwierdzenia obecności Gościa. W przypadku braku kontaktu słownego lub pisemnego potwierdzenia- rezerwacja zostanie anulowana.
Brak możliwości zapłaty: Jeżeli po złożeniu rezerwacji Klient nie dokona wymaganej płatności (np. nie wprowadzi danych karty lub nie opłaci zaliczki w terminie), rezerwacja może nie zostać zrealizowana. Hotel poinformuje Klienta (np. drogą e-mailową) o upływie terminu płatności i związanym z tym anulowaniu wstępnej rezerwacji.

§ 4

Zmiany, anulowanie i niepojawienie się (no-show)

Zmiana rezerwacji: Klient może zwrócić się do Hotelu z prośbą o zmianę terminu pobytu lub zakresu zarezerwowanych usług. Zmiana rezerwacji (np. liczby gości, terminu, rodzaju pokoju) jest możliwa wyłącznie w miarę dostępności miejsc i za zgodą Hotelu. W celu dokonania zmiany Klient powinien skontaktować się bezpośrednio z recepcją (mailowo lub telefonicznie). Mogą obowiązywać zasady i opłaty określone w ofercie (np. dopłata przy zmianie terminu na droższy sezon).
Anulowanie przez Klienta: Klient ma prawo do anulowania rezerwacji, kontaktując się z Hotelem (pisemnie e-mailowo na adres rezerwacji lub telefonicznie, przy czym dla celów dowodowych zaleca się formę pisemną). Warunki anulacji zależą od wybranej oferty rezerwacyjnej: w przypadku ofert bezzwrotnych anulowanie wiąże się z utratą wpłaconej kwoty, zaś w przypadku ofert z możliwością bezpłatnego odwołania – anulacja w terminie wskazanym w ofercie nie pociąga za sobą kosztów. Szczegółowe warunki odwołania rezerwacji (np. najpóźniejszy termin bezkosztowej anulacji) podane są w opisie oferty podczas rezerwacji.
Zwrot środków przy anulacji: Jeżeli warunki oferty przewidują zwrot środków przy anulacji (np. odwołanie przed określoną datą), Hotel dokona zwrotu odpowiedniej kwoty na rachunek lub kartę, z której dokonano płatności, w terminie do 14 dni od skutecznego anulowania rezerwacji. W przypadku rezerwacji opłaconej bonem lub voucherem, warunki zwrotu określa regulamin danego bonu/vouchera.
Brak przybycia (no-show): Jeśli Klient nie stawi się w Hotelu w dniu rozpoczęcia rezerwacji do końca doby hotelowej (godziny nocnej) i nie odwoła rezerwacji wcześniej, traktuje się to jak rezygnację z pobytu bez anulowania. W takiej sytuacji Hotel ma prawo obciążyć Klienta opłatą za tzw. no-show zgodnie z warunkami oferty (np. zatrzymać wpłaconą zaliczkę lub obciążyć kartę kosztami pierwszej doby). W przypadku rezerwacji gwarantowanej zaliczką, wpłacona zaliczka nie podlega zwrotowi w razie niepojawienia się Klienta.
Anulacja przez Hotel: Hotel zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji rezerwacji w wyjątkowych sytuacjach niezależnych od Hotelu (np. siła wyższa, awaria obiektu uniemożliwiająca zakwaterowanie). W takim przypadku Hotel niezwłocznie poinformuje Klienta o niemożności zrealizowania rezerwacji i zwróci wszystkie otrzymane od Klienta płatności związane z tą rezerwacją. Hotel dołoży również starań, aby pomóc Klientowi w znalezieniu alternatywnego miejsca noclegu o zbliżonym standardzie (o ile to możliwe).
Uwaga do specjalnych życzeń: Wszelkie uwagi lub życzenia wpisane przez Klienta w formularzu rezerwacji (np. prośba o określony pokój, dodatkowe udogodnienia) stanowią informację dla Hotelu, lecz nie są gwarantowane do spełnienia. Hotel postara się je uwzględnić w miarę możliwości, jednak ich realizacja może wymagać dodatkowych ustaleń i potwierdzenia ze strony Hotelu (oraz ewentualnie dodatkowej opłaty, o czym Klient zostanie poinformowany).

§ 5

Pobyt w hotelu – warunki i obowiązki

Doba hotelowa: Standardowa doba hotelowa w Hotelu Aviator rozpoczyna się o godzinie 14:00 w dniu przyjazdu, a kończy o godzinie 11:00 w dniu wyjazdu (jeśli oferta rezerwacyjna nie stanowi inaczej). Wcześniejsze zameldowanie lub późniejsze wymeldowanie jest możliwe w miarę dostępności za dodatkową opłatą i po uzgodnieniu z recepcją.
Zameldowanie: Przy meldowaniu się w hotelu Gość (Klient lub osoba przez niego wskazana, korzystająca z rezerwacji) powinien okazać dokument tożsamości ze zdjęciem w celu potwierdzenia danych osobowych i uprawnień do skorzystania z rezerwacji. Hotel ma prawo odmówić zakwaterowania osobie niezgłoszonej w rezerwacji lub nieuprawnionej.
Regulamin hotelu: Podczas pobytu Goście są zobowiązani do przestrzegania odrębnego Regulaminu Hotelu Aviator (dostępnego na recepcji oraz na stronie internetowej). Regulamin hotelowy określa zasady ładu i bezpieczeństwa obowiązujące na terenie obiektu (m.in. dotyczące ciszy nocnej, korzystania z wyposażenia, zakazu palenia, odpowiedzialności materialnej za ewentualne szkody itp.). W przypadku sprzeczności postanowień niniejszych warunków rezerwacji z Regulaminem hotelu, rozstrzygające są postanowienia niniejszego Regulaminu w zakresie kwestii związanych z rezerwacją

Uregulowanie należności: Jeżeli przy rezerwacji wymagana była jedynie częściowa zaliczka lub gwarancja, Gość jest zobowiązany uregulować pozostałą należność za cały zarezerwowany pobyt podczas meldowania w hotelu (o ile nie ustalono innego terminu płatności). W trakcie pobytu Gość powinien także regulować na bieżąco ewentualne opłaty za usługi dodatkowe nieobjęte rezerwacją (np. mini-bar, SPA, restauracja), najpóźniej przy wymeldowaniu.
Naruszenie zasad: Zachowanie Gościa nie powinno zakłócać spokoju ani bezpieczeństwa innych osób w Hotelu. Hotel może odmówić dalszego świadczenia usług osobie, która rażąco narusza postanowienia Regulaminu hotelu lub stwarza zagrożenie. W skrajnych przypadkach (np. poważne naruszenia porządku) Hotel ma prawo zakończyć umowę hotelową w trybie natychmiastowym i wezwać Gościa do opuszczenia obiektu.

§ 6

Bezpieczeństwo dzieci i osób małoletnich

Hotel Aviator przykłada szczególną wagę do ochrony osób małoletnich przebywających na terenie obiektu. Zgodnie ze Standardami Ochrony Małoletnich oraz wypełniając obowiązki prawne w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa dzieci, dzieci i osoby niepełnoletnie mogą przebywać w hotelu wyłącznie pod opieką rodzica lub prawnego opiekuna, ewentualnie innej osoby dorosłej pisemnie upoważnionej przez prawnego opiekuna. Personel Hotelu ma prawo żądać weryfikacji relacji między osobą dorosłą a małoletnim — może poprosić o okazanie dokumentu potwierdzającego tożsamość i wiek dziecka, oraz dokumentu potwierdzającego status opiekuna prawnego, bądź pisemnej zgody rodzica/opiekuna na pobyt dziecka pod opieką innej osoby dorosłej. Hotel może ponadto żądać wypełnienia dodatkowego oświadczenia, zawierającego niezbędne informacje dotyczące relacji z dzieckiem, co służy realizacji obowiązków prawnych i standardów ochrony małoletnich.
W przypadku braku możliwości potwierdzenia uprawnień osoby dorosłej do opieki nad dzieckiem, Hotel może odmówić zameldowania takiej osoby małoletniej lub podjąć inne środki dla zapewnienia jej bezpieczeństwa. Wszelkie działania personelu w tym zakresie wynikają z dbałości o dobro i bezpieczeństwo dziecka przebywającego w obiekcie. Hotel zastrzega sobie prawo do niezwłocznego zawiadomienia odpowiednich służb (np. policji) w razie uzasadnionego podejrzenia zagrożenia dobra dziecka.
Standardy Ochrony Małoletnich są dostępne do wglądu na życzenie w recepcji Hotelu Aviator – zawierają one procedury postępowania personelu Hotelu w sytuacjach mogących wskazywać na krzywdzenie dziecka lub zagrożenie jego bezpieczeństwa. Wszyscy pracownicy Hotelu są przeszkoleni w zakresie respektowania tych standardów i reagowania na sytuacje nietypowe z udziałem dzieci.

§ 7

Reklamacje i rozstrzyganie sporów

Reklamacje dotyczące rezerwacji: Klient ma prawo zgłosić reklamację związaną z procesem rezerwacji lub realizacją zarezerwowanych usług. Reklamacje można składać pisemnie listem na adres siedziby Hotelu lub drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@aviatorsilesiaring.pl. Zaleca się, aby w treści reklamacji podać dane umożliwiające identyfikację rezerwacji i Klienta (imię i nazwisko, daty pobytu, numer rezerwacji jeśli został nadany) oraz opisać przyczynę reklamacji i oczekiwane rozwiązanie.
Procedura rozpatrywania reklamacji: Hotel zobowiązuje się udzielić odpowiedzi na reklamację w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania

Odpowiedź na reklamację zostanie udzielona w formie, w jakiej Klient złożył reklamację (np. e-mailowo lub listownie). W przypadku, gdy reklamacja wymaga uzupełnienia informacji, Hotel może zwrócić się do Klienta o dodatkowe wyjaśnienia – wtedy termin 14 dni liczy się od daty dostarczenia brakujących informacji przez Klienta.

Polubowne rozwiązanie sporu: Hotel dokłada starań, aby wszelkie ewentualne spory i nieporozumienia rozwiązywać polubownie, w drodze bezpośrednich rozmów i negocjacji z Klientem. Klient może także skorzystać z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów w dochodzeniu swoich praw.

§ 8

Dane osobowe i prywatność

Administratorem Państwa danych osobowych (podanych przy rezerwacji) jest SILESIA RING spółka z o.o. sp.k. z siedzibą przy ul. Lotniczej 5-7, 47-325 Kamień Śląski (podmiot prowadzący Hotel Aviator). Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych – osobę nadzorującą bezpieczeństwo Państwa danych osobowych. Można się z nim skontaktować poprzez e-mail iod@silesiaring.pl.
Państwa dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w celu dokonania rezerwacji i zapewnienia prawidłowej realizacji usług hotelowych (np. przygotowania pobytu, meldunku w hotelu, obsługi podczas Państwa wizyty).
Zapewniamy, że przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującym prawem o ochronie danych osobowych (RODO) i tylko w niezbędnym zakresie. Przysługują Państwu następujące prawa dotyczące przekazanych danych osobowych:
Prawo dostępu do danych – mogą Państwo otrzymać informację, jakie dane posiadamy, oraz kopię tych danych.
Prawo sprostowania – mają Państwo możliwość poprawienia swoich danych, jeśli są nieaktualne lub błędne.
Prawo usunięcia danych – mogą Państwo zażądać usunięcia swoich danych (bycia zapomnianym) w określonych sytuacjach.
Prawo ograniczenia przetwarzania – mogą Państwo wskazać, które dane lub jakiego zakresu przetwarzania ma to ograniczenie dotyczyć.
Prawo przenoszenia danych – na Państwa życzenie przekażemy Państwa dane bezpośrednio Państwu lub innemu wybranemu podmiotowi w powszechnie używanym formacie.
Prawo sprzeciwu – mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w sytuacji, gdy jako podstawę wykorzystujemy nasz prawnie uzasadniony interes.
Prawo wniesienia skargi – jeżeli uznają Państwo, że naruszamy przepisy ochrony danych, można złożyć skargę do organu nadzorczego. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych znajdą Państwo w Polityce Prywatności oraz Klauzuli informacyjnej RODO. Dokumenty te są dostępne na stronie internetowej Hotelu Aviator: [www aviatorsilesiaring.pl/Polityka prywatności.pl , www.aviatorsilesiaring.pl/RODO.pl ] oraz w recepcji hotelu.

Zachęcamy do zapoznania się z nimi przed dokonaniem rezerwacji.

§ 9

Postanowienia końcowe

Brak prawa odstąpienia od umowy: Klient przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1796 z późn. zm), nie przysługuje mu prawo do odstąpienia od umowy o świadczenie usług hotelarskich zawartej na odległość, jeżeli umowa przewiduje konkretny termin realizacji usługi

Oznacza to, że rezerwacja pobytu hotelowego na określony dzień lub okres nie podlega jednostronnemu anulowaniu przez Klienta w trybie przewidzianym dla umów zawieranych na odległość (14-dniowe prawo odstąpienia), ponieważ dotyczy usług zakwaterowania świadczonych w ustalonym terminie.

Rozstrzyganie sporów: W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego oraz właściwe przepisy ochrony konsumentów. Ewentualne spory powstałe między Klientem a Hotelem będą w pierwszej kolejności rozwiązywane polubownie. Klient będący konsumentem ma także możliwość skorzystania z pozasądowych metod rozwiązywania sporów konsumenckich. Informacje o dostępnych pozasądowych sposobach rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń można znaleźć na stronach Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz u miejskich/powiatowych rzeczników konsumentów

Hotel Aviator informuje, że co do zasady nie korzysta z procedury pozasądowego rozwiązywania sporów (ADR), chyba że strony postanowią inaczej w konkretnej sprawie.

Integralność umowy: Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu okazałoby się nieważne lub bezskuteczne na mocy prawomocnego orzeczenia sądu, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Strony zobowiązują się w dobrej wierze zastąpić nieważne postanowienie innym, zgodnym z prawem, które najwierniej odda cel ekonomiczny i intencję pierwotnego zapisu.
Niniejszy Regulamin obowiązuje od 01.05.2025 i ma zastosowanie do rezerwacji dokonywanych od tego dnia. Wszelkie zmiany Regulaminu będą komunikowane poprzez publikację nowej treści na stronie internetowej Hotelu. Klientom, którzy dokonali rezerwacji przed zmianą Regulaminu, zapewnia się przestrzeganie warunków obowiązujących w chwili dokonywania rezerwacji, chyba że zmiany wynikają z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.